辦公室6S管理標(biāo)準(zhǔn)詳細推行方案

科普咨詢是一家專業(yè)提供5S/6S咨詢、5S/6S管理培訓(xùn)、精益生產(chǎn)咨詢、TPM設(shè)備管理、工廠布局、班組建設(shè)、流程再造、績效管理等現(xiàn)場管理咨詢服務(wù)公司,千余個5S/6S咨詢、精益生產(chǎn)咨詢項目經(jīng)典成功案例,定制化企業(yè)內(nèi)訓(xùn)服務(wù)。 

咨詢熱線：0577-88183509

現(xiàn)場6S改善專家直撥：13968866592

辦公室是企業(yè)管理人員的工作活動場所，也是客戶、員工留下第一印象的地方，辦公室的6S水平如何，直接形響到企業(yè)的形象。所以，企業(yè)推行6S，最好從辦公室這個“橋頭堡”開始，“橋頭堡”攻克下來了，后面的工作會更快，更容易推動。

 如何在辦公室推行6S呢?

以下是詳細內(nèi)容：

    一、辦公室6S管理原則
 

    辦公室6S管理，應(yīng)遵循以下原則。
 

    1.明確辦公用品使用權(quán)力

    區(qū)別個人專用和公共使用的辦公室物品，具體應(yīng)做到以下兩點。

    ? 公共使用的物品應(yīng)放在所有人都能拿取的地方；

    ? 個人專用的物品放在本人附近。
 

    2.公私分明

    具體應(yīng)做到以下5點。

    ? 在區(qū)域規(guī)劃上，應(yīng)將辦公場所、休息場所和會客場所區(qū)分開來；

    ? 物品方向，將企業(yè)用品與私人用品區(qū)分開來；

    ? 企業(yè)用品放在明顯處，私人物品放在不明顯處；

    ? 企業(yè)用品放在抽屜的上層，私人物品放在抽屜的下層；

    ? 辦公桌椅應(yīng)設(shè)置姓名標(biāo)牌。
 

    3.柜架應(yīng)有標(biāo)識

    柜架標(biāo)識清楚所放物品的類別、名稱以及管理責(zé)任人等，具體做法如下。

    ? 文件柜左上角貼柜子編號、名稱、部門以及責(zé)任人等；

    ? 柜門內(nèi)貼上柜內(nèi)文件/物品位置對應(yīng)圖；

    ? 文件拒內(nèi)分層分類，用分隔線和標(biāo)簽區(qū)分。
 

    4.文件資科應(yīng)分類

    將所有文件資料有效分類，運用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取。圖1為經(jīng)過分類整理后的文件資料放置圖例。

圖1  文件資料分類放置標(biāo)準(zhǔn)示意圖
 

    5.抽屜物品應(yīng)放置整齊

    整理、整頓抽屜內(nèi)物品，具體應(yīng)做到以下3點。

    ? 清除不用或不要物品，留下必需品；

    ? 所有物品應(yīng)分類，并進行標(biāo)識；

    ? 辦公用品放置在上層，個人用品放置在下層。

    抽屜所有物品應(yīng)分類放置，且擺放整齊，圖2為某企業(yè)辦公室員工抽展的物品放置標(biāo)準(zhǔn)。
 

圖2  辦公室抽屜物品放置標(biāo)準(zhǔn)示意圖

    6.墻壁不隨意張貼紙張

    使用膠水、膠紙將紙張貼在墻上時，一且揭除會留下難看的斑跡，從而影響辦公室整體形象。因此，必須糾正隨意將紙張亂貼在墻璧上的行為，將紙張放人看板內(nèi)，并明確張貼期限。
 

    7.加強公告悴理

    對于公告的管理，具體做法如下。

    ? 公告欄應(yīng)美觀大方，明確管理責(zé)任人；

    ? 明確發(fā)布的公告張貼期限；

    ? 定期在公告欄上公布員工的出勤、工作內(nèi)容和工作實績等內(nèi)容。

    二、辦公桌標(biāo)識管理
 

    辦公桌標(biāo)識管理包括以下兩方而內(nèi)容。

    1.辦公桌區(qū)城標(biāo)識

    根據(jù)辦公人員的數(shù)量，將辦公桌劃分為不同員工的作業(yè)區(qū)域，其標(biāo)識的內(nèi)容包

括以下3部分。

    ? 區(qū)域編號；

    ? 區(qū)域所屬人姓名；

    ? 區(qū)域名稱。
 

    2.區(qū)域物品放置標(biāo)識

    各區(qū)域所屬人根據(jù)本人辦公用品以及其他物品的多少，標(biāo)識不同物品的放置位置。有時，并不用具體地標(biāo)識出物品放置位置，也可以將所有辦公桌上的物品整齊放置到所屬區(qū)域，如圖3所示。
 

圖3  辦公桌物品放置標(biāo)準(zhǔn)示意圖

    三、文件夾標(biāo)識管理
 

    做好文件夾的標(biāo)識工作，有利于迅速查找和存放文件資料。標(biāo)識文件夾的方法如下。

    1.文件夾外部標(biāo)識

    文件夾外部標(biāo)識主要是指側(cè)面標(biāo)識和正面標(biāo)識。其中，側(cè)面標(biāo)識主要包括以下5個要素。

    ? 文件夾編號；

    ? 文件夾名稱；

    ? 文件夾內(nèi)文件內(nèi)容簡述；

    ? 文件夾管理部門；

    ? 文件夾管理責(zé)任人。

    正面標(biāo)識在以下情況下使用。

    ? 側(cè)面無法標(biāo)識時，可將其內(nèi)容標(biāo)識在正面；

    ? 有必要進行正面標(biāo)識時。

    文件夾外部標(biāo)識的要素要清楚地列出來，以便隨時查找和存放，如圖4所示。
 

圖4  文件夾外部標(biāo)識標(biāo)準(zhǔn)示意圖

    2. 扉頁和索引標(biāo)識

    在文件夾的扉頁標(biāo)明該文件夾中的文件種類，以便分類查找。
 

    3.內(nèi)部分頁紙

    在同一文件夾中用分頁紙將不同的文件(資料)分開，以便查找和整理。
 

    4.文件夾標(biāo)識的注意事項

    標(biāo)識文件夾時，應(yīng)注意以下事項。

    ? 無論文件的厚薄，文件夾標(biāo)識的長度、寬度都應(yīng)保持一致；

    ? 若將文件夾放入文件盒內(nèi)，文件盒也應(yīng)有相應(yīng)的標(biāo)識；

    ? 在文件夾側(cè)而加上斜線或二角形，以形成目視管理標(biāo)準(zhǔn)，如圖5所示；

    ? 統(tǒng)一文件夾標(biāo)識的規(guī)格和字體。
 

圖5  文件夾外部標(biāo)識標(biāo)準(zhǔn)示意圖

    四、辦公用品、用具管理
 

    1.辦公用品的6S管理

    通過開展辦公用品、用具的6S管理，可以解決以下問題。

    ? 個人辦公桌上辦公用品過多，造成較大浪費；

    ? 辦公用品重復(fù)庫存多(基本上從企業(yè)到個人層層有庫存〕；

    ? 辦公用品品種過多，采購隨意性大。

    解決上述問題的途徑如下。

    ? 盡量控制個人辦公用品持有量；

    ? 最大限度減少辦公用品的品種和庫存量；

    ? 最大限度地利用所有辦公用品。
 

    2.其他辦公用具的6S管理

    (1)茶具、水杯的定位放置

    ? 設(shè)置飲水區(qū)，將茶具、水杯定位放置；

    ? 若將水杯放在臺面.則使用杯墊以規(guī)范水杯放置位置。

    (2)垃圾箱、清潔用具的定位標(biāo)識

    ? 劃分辦公區(qū)垃圾箱和清潔用具放置區(qū)域；

    ? 將垃圾箱和清潔用具定位放置。

    辦公區(qū)的垃圾箱、清潔用其一方面需要進行定位放置，另一方面還需做出相應(yīng)標(biāo)識，如圖6所示。

圖6  垃圾箱、清潔用具定位標(biāo)識標(biāo)準(zhǔn)示意圖

下表是某企業(yè)辦公室6S管理規(guī)范，供大家參考。
 

科普咨詢是一家專業(yè)提供6S咨詢,精益生產(chǎn)咨詢,5S咨詢以TPM管理等現(xiàn)場管理咨詢服務(wù)的公司,千余個5S/6S咨詢,精益生產(chǎn)咨詢項目成功案例,定制化企業(yè)內(nèi)訓(xùn)服務(wù)。聯(lián)系電話：0577-88183509